Hier zijn een paar interessante feiten voor u: 19% van de klanten betaalt te laat en 3% van de klanten betaalt helemaal niet. Toch heeft meer dan 50% van de particuliere klanten buitensporige schulden of betaalt opzettelijk te laat. Dat blijkt uit de “European Payment Practices 2017 Survey” van EOS.
De consensus is dat bellen met een beleefde herinnering uiterst effectief is in het verminderen van uw Days Sales Outstanding (DSO).
Maar wat is de beste manier om herinneringsgesprekken te voeren die, in de vroege fase van incasso, aanzienlijk in aantal kunnen zijn: callcenteragenten of geautomatiseerde stemherinneringen?
Hier zijn zes bewezen redenen waarom wij bij Alphacomm denken dat onze geautomatiseerde stemherinneringsdienst de beste optie is voor creditmanagers:
Omgaan met ongeldige nummers, in gesprek-signalen, geen gehoor en ophangen is een dagelijkse realiteit voor zowel interne als uitbestede callcenteragenten. Bovendien, als de klant niet bereikbaar is, eindigt het gesprek simpelweg en gaat de agent verder met de volgende klant. De mogelijkheid om een herinnering achter te laten is gemist…
Onze gegevens tonen aan dat bij handmatig bellen de kans om een klant bij de eerste poging te bereiken slechts 33% is.
Dat percentage stijgt dramatisch als gesprekken worden gevoerd met behulp van een dialer, omdat de meeste van die in gesprek-signalen en geweigerde oproepen voor de agent worden uitgefilterd.
Dat is behoorlijk goed totdat u bedenkt dat, zelfs met een dialer, callcenteragenten nog steeds hun tijd verspillen aan het spreken met debiteuren die alleen een vriendelijke herinnering nodig hebben om te betalen. Dus, wat als u een automatisch systeem had dat vriendelijke herinneringen achterlaat voor klanten die bereid en in staat zijn om te betalen?
Kostbare 'menselijke' tijd hoefde niet te worden gereserveerd voor routinematige herinneringsgesprekken. In plaats daarvan kon uw personeel zich concentreren op complexere zaken zoals het behandelen van factuurvragen of het activeren van betalingsplannen.
Een getrainde callcenteragent kan ongeveer 25 gesprekken per uur voeren. Het outboundplatform van ons geautomatiseerde systeem kan echter duizenden stemherinneringen versturen in slechts één uur. Bovendien is ons geautomatiseerde herinneringssysteem ongelooflijk volhardend. Het doet verschillende pogingen om een bericht achter te laten bij een klant.
En als de klant meer dan één telefoonnummer heeft? Dan belt het die nummers ook.
Maar wat als, na al die pogingen, de klant niet bereikbaar is of er geen voicemail kan worden achtergelaten? Ons systeem lost dat specifieke probleem op door automatisch op te volgen met herinnerings-sms'jes of e-mails, afhankelijk van uw of uw klanten hun voorkeuren.
Dit back-upsysteem zorgt ervoor dat uw klanten hun herinneringen altijd tijdig ontvangen. Wat betekent dit voor u als creditmanager?
Onze klantendatabase toont aan dat de meeste klanten hun rekeningen betalen wanneer ze een herinnering ontvangen. Dit betekent dat u uw DSO kunt verlagen, uw cashflow kunt versnellen en operationele kosten kunt besparen.
Meer dan 50% van de particuliere klanten heeft buitensporige schulden of betaalt opzettelijk te laat.
Bron: “European Payment Practices 2017” onderzoek (EOS)
Veel creditmanagers zijn terecht bezorgd over de naleving van incassoregels, vooral als ze interne incassoprocessen uitvoeren. Ons geautomatiseerde spraakherinneringssysteem neemt die zorgen weg.
Wij erkennen dat elk land zijn eigen regels heeft. In België mag een klant op geen enkele manier opnieuw worden gecontacteerd voordat de termijn van de eerste herinnering is verstreken. In de VS mag een consumentenschuldenaar niet worden gebeld vóór 8 uur 's ochtends of na 9 uur 's avonds.
Daarom hebben we aanpasbaarheid in ons systeem ingebouwd.
Vertel ons gewoon wat de regels van uw land zijn en wij stellen de wettelijke parameters in. Dit vermindert het risico aanzienlijk dat klanten klachten wegens intimidatie tegen uw bedrijf indienen.
De kosten voor het in dienst nemen van callcenteragenten – of ze nu intern zijn of door een derde partij worden geleverd – zijn vaste kosten. Daarentegen betaalt u met geautomatiseerde spraakherinneringen alleen voor wat u gebruikt.
Hoe meer oproepen u doet, hoe minder u per oproep betaalt (volumekorting).
Tel daarbij de veel hogere verwerkingssnelheid van ons digitale systeem op, en u kunt een enorme kostenbesparing realiseren.
Gemiddeld wachten Europese bedrijven ongeveer drie weken na de betalingstermijn voordat betalingen worden gedaan.
Bron: “European Payment Practices 2017” enquête (EOS)
Alle oproepen die door ons geautomatiseerde spraakherinneringssysteem worden gedaan, worden geanalyseerd en gerapporteerd, en realtime inzichten zijn zichtbaar via ons geavanceerde webportaal. Aan het einde van elke dag wordt een digitaal resultatenbestand geproduceerd en via ons portaal of SFTP-server aan u beschikbaar gesteld.
Het rapport beschrijft aspecten zoals hoe vaak en op welk tijdstip een klant is gebeld, of er een sms of e-mail als follow-up is verstuurd en of de klant de hele boodschap heeft gehoord of niet.
Een callcenteragent daarentegen moet die gegevens in een CRM invoeren, wat meer tijd kost en gevoelig is voor omissies en invoerfouten.
Een risico van handmatig bellen is dat agenten mogelijk niet altijd met uw klanten communiceren op een manier die uw bedrijfsimago weerspiegelt. Creditmanagers zijn zich terdege bewust van het belang van het onderhouden van de relatie van het bedrijf met zijn klanten.
Al onze geautomatiseerde berichten, die een menselijke stem in een high-definition formaat gebruiken, kunnen worden gecreëerd om aan te sluiten bij de toon van uw bedrijf en de fase van incasso, of dat nu vriendelijk en vrolijk is of serieus en professioneel.
Tot slot kan elk bericht worden gepersonaliseerd met individuele namen, factuurnummers, bedragen en vervaldata, alles naar uw voorkeur.
Kortom, dit zijn zes overtuigende redenen om ons geautomatiseerde spraakherinneringssysteem te gebruiken om uw Days Sales Outstanding (DSO)-cijfers te verbeteren, uw cashflow te versnellen en operationele kosten te verlagen.
Lees meer over de herinneringsdiensten van Alphacomm door naar onze oplossingspagina voor herinneringsdiensten of neem contact met ons op om met een van onze experts te spreken.